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处理顾客抱怨的服务技巧

http://www.b2china.globalsino.com/ 日期:2006-04-30

面对抱怨的心理建设 服务出了纰漏就会招致抱怨,关键时刻如果没有把握好就可能会造成前功尽弃。因此,企业一定要特别重视关键时刻的服务。即便如此,“智者千虑,必有一失”,服务的过程中面对形形色色的人和各种不同的场合,仍然不可避免地会出现意想不到的纰漏,导致顾客抱怨、苛责,甚至更严重的投诉。 为了以正确的心态面对顾客们有理或无理的抱怨,服务人员应该加强心理建设,将如下意识牢记在心头: 1.顾客有权要求我们把服务做好 顾客是我们的衣食父母,顾客是上帝。因此,顾客有权要求我们把服务做好。俗话说“没有不是的父母”,也没有不是的顾客。服务人员在服务过程中要时刻提醒自己:顾客永远是正确的。在态度上,服务人员一定要对顾客的抱怨毕恭毕敬地致歉:“我们确实错了。”然后在此基础上寻求解决问题的办法。 2.我们的存在是为了服务顾客 服务人员的存在完全是为了服务顾客,因此,企业和服务人员都有责任和义务帮助顾客消除他的抱怨,使顾客重新感到满意。在面对抱怨的同时,服务人员尤其不要慌张,要很冷静、很有自信地处理问题,坚信问题能够得到圆满的解决。 3.引发顾客抱怨是服务提供者的惭愧 服务人员应该意识到:顾客满意是服务人员的生命之价值,能够为顾客提供备受肯定和赞扬的服务是服务人员自身价值的最好体现。因此,引发顾客抱怨是提供服务者的惭愧,必须采取补救措施重新赢得顾客的心。 4.成功处理可以让顾客重新肯定转危为安 当遭遇顾客的抱怨时,服务人员不能消极悲观,而应该坚信:成功处理问题可以让顾客重新肯定转危为安,如何解决问题才是最紧要的事情。服务人员首先应该自我检讨,承认顾客是对的,然后采用“回立标法”争取由被动转为主动,积极寻找问题的解决办法。 【案例】 为顾客提供差异化的区隔服务,能够让顾客感到备受重视,提高对服务的满意程度。例如,某机场对贵宾顾客和一般顾客做出区隔。当贵宾顾客搭机的时候,机场将特别发给一张贵宾招待券,贵宾可以凭借这张招待券到机场的贵宾服务室享受特殊的服务。这样的措施让顾客感觉特别尊贵,以后就算遇到一些不如意的地方也很难再生出抱怨来。 美国的花旗银行发行的金卡信用卡属于无限卡,贵宾用户可以凭卡不受限制地刷卡。对于这种贵宾用户,花旗银行每年都会提前一个月告诉顾客生日即将到来,并且附送一张生日蛋糕的礼品券。用户只要提前三天打电话给相应的蛋糕店,便可在生日当天免费获得一个做工精致、品质优良的生日蛋糕。这种优良的服务,使得顾客大感愉悦,因而对银行的不满与抱怨大为减少。 面对抱怨的积极态度 当面对顾客的抱怨和不满时,服务人员应该要有积极的态度,要勇于正视顾客的抱怨,把抱怨理解为顾客的一种权利。行销理论中有个原则“推销是我的义务,拒绝是顾客的权利”,这个原则也可以体现在服务的过程中。服务人员面对抱怨的积极态度至少应该做到如下几点: 1.抱怨是对服务人员的鞭策 努力工作是服务人员的义务。抱怨是对服务人员的鞭策,促使工作人员更加努力地提供更好的服务。但是,顾客可能会提出更高的要求,他永远有权利要求更好的服务。因此,服务人员对此要有积极应对的心理准备。 2.抱怨指出服务必须提升品质 抱怨指出了服务人员所提供的服务尚存在严重的不足,迫切需要设法努力提升服务的品质。从这种角度来看,顾客的抱怨是在帮助企业和服务人员改善工作。因此,要用积极的心态感谢顾客的抱怨,从而使抱怨向正面因素转化。 3.顾客是服务人员的老师 生活中常常面对各种压力,所以要努力学习,锻炼自己。学习和培训会传授很多技巧和方法来帮助人们学会缓解压力,解决问题。有能力就没有压力,有创造力就没有压力。持消极心态的人会把顾客抱怨想象为前进过程中的绊脚石,而持积极心态的人则把这块石头转变成垫脚石踩过去,获得更大的收获。 俗语说“不打不相识”,善用顾客的抱怨,解决得好,会加深这个顾客的印象,反而会成为主顾。掌握了这几条原则,在面对问题的时候,心理上主动、积极,处理起顾客的抱怨问题来会无往而不胜。 处理抱怨的服务技巧 处理抱怨的原则 1.面对抱怨要有正确的态度 服务人员要学会积极正面地去承受,不要用负面去思考,不要一直讨厌顾客,要感谢顾客的抱怨会帮助提升服务的品质,把顾客看成导师。有了正确的心态,再熟练地运用一定的技巧,面对抱怨的时候就不会显得惶恐不安了。 2.和能成事,敬能安人 这是处理顾客抱怨时要遵循的根本原则。发生问题的时候在态度上一定要讲究“和、敬”两个字。人们常说“和气生财”就是这个意思。当顾客不理性的时候,服务人员要忍耐,忍耐是一种EQ,先跟顾客说对不起,同时保持微笑的表情和尊敬的态度,积极为顾客解决问题。 3.尊重包容 —— 顾客是上帝 服务人员和顾客之间是一种互动沟通。“镜子原理”说明了顾客与服务人员之间的互动关系:你对镜子笑,镜中人就会笑;你对镜子哭,镜中人就会哭;你伸手打人,他也伸手打人。因此,当顾客出现不礼貌的言行时,服务人员必须忍耐,否则双方争执不下,只会加重恶化事态。如果表现得非常理性、礼让有加,顾客就会平心静气,事态也会发生转变。 处理抱怨的技巧——OHS基本策略 1.OHS基本策略的概念 OHS基本策略沿用了美国培训教程中的名词。在这个教程中,最基本的抱怨处理策略被称为“YES……BUT”理论,这是很多国际级的培训理论中广为利用的原则。其中,YES的含义是“是的”,BUT则是一个转折“但是”。 根据“YES……BUT”理论,在遇到顾客抱怨时,不要立刻指出顾客错误,而应首先说“YES”,从语气上对他的抱怨给予肯定。YES表示你同意他的看法,是一种情绪疏导,如果说顾客抱怨如同山洪般暴发,说“YES”就是对洪水进行输导,如图 11-1所示。 中国古代有个大禹治水的故事:鲧治水采用“堵”的办法,结果失败了。大禹改变做法,开渠排水、疏通河道,最终获得了成功。这就是“先输导后控制”的办法。顾客产生抱怨的时候很生气,一开始跟他讲道理是没有用的。因此,必须先控制他的EQ,安抚情绪,然后逐渐疏解。这就是“YES……BUT”理论中的“先EQ,后IQ”的基本策略。 OHS三步曲 1. “ 一激二安三交代 ” OHS抱怨处理在具体应用中可以用“一激二安三交代”来概括: “一激” “一激”就是指第一步行动,先激励肯定客户,感谢对方。例如用“感谢您的支持,让您生气真不应该,请您不要生气了”此类的语句对顾客进行肯定,安抚客户的情绪。 “二安” “二安”的含义包括“安其心”和“安其身”。先安其心,就是向顾客承诺一定给予完满的答复。然后安其身,可以把顾客引导到舒适的地方,让他坐下来喝口水,离开这个让他感到不满的环境,避免问题公开化与扩大化。 “三交代” “三交代”是给顾客的答复和处理意见。所谓满意都是相对的,很难达到绝对的满意。但是通过合理的沟通,顾客就能够接受。因此,不管最后顾客能否满意,都必须要给予交代,不能不了了之。如果顾客对处理结果不满意,可以接着再做第二循环的沟通。 2.真心换真情 OHS三步曲总结起来就是先做情绪疏导,再来面对问题,然后提出处理策略。真诚的态度是解决一切问题的基础,执行过程中要牢记“真心换真情”的三段处理法,如图 11-2所示。服务人员要真心认错,口气轻快、柔和,承诺给顾客积极和热情的处理意见。 处理抱怨的过程中最忌讳托词推诿,跟客户讨价还价,找理由来狡辩,例如说“工作很忙,难免会错,我又不是故意的……”等推托的话语。因此,服务人员千万不要跟顾客争辩,赢得一时口舌之利,失去长期客户。 3.化单一问题为复合问题 解决问题的时候可以将问题展开,向顾客解释错误产生的根源。争吵永远解决不了实际问题,服务人员此时需要用积极热情的态度,耐心向顾客说明问题是由各种因素综合作用决定的。这样,大多数明白事理的客户都会表示理解。 4.品味法 品味法首先表达对顾客的推崇与保证,强调他意见的重要性,承诺一定让他满意。进一步承认顾客在问题方面的权威性,推崇并赋予他理解和认可。这样肯定客户对问题理解的正确性,有利于问题的最终处理,切忌讽刺顾客。 【本讲小结】 任何服务都不可能是十全十美的,顾客对服务产生抱怨并不是可怕的事情,关键是要建立良好的心态,把顾客当成上帝,肯定顾客是正确的,然后再设法寻求解决问题的方法。如果对顾客的抱怨不重视或者处理不当,极有可能造成前功尽弃的后果。 和能成事,敬能安人。服务人员应该掌握抱怨处理的原则和方法,应对自如的处理顾客抱怨。一般说来,“YES……BUT”理论是处理顾客抱怨的基本技巧,服务人员应该对此深刻领会和掌握并在实践中熟练运用。

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